Várias tendências já ditavam o rumo de como seriam o trabalho no futuro com as ferramentas colaborativas (Microsoft 365 e Gsuite), ERPs em cloud, grandes portais WEB com um portfólio crescente de serviços e várias aplicações no conceito as a service (SaaS), todas já sinalizavam que não era mais necessário o profissional estar em seu posto de trabalho na empresa para desempenhar suas funções, ele poderia realiza-las de qualquer lugar, a qualquer hora, com a mesma qualidade e talvez até mais produtivo.

 

Como toda mudança acontece normalmente de forma lenta, não era diferente o que estava acontecendo nas organizações. Virar a chave para este novo modelo ou usá-lo em sua plenitude ainda eram pequenas as iniciativas.

 

Mas o Covid-19 fez as organizações repensarem o modelo e experimentá-lo da noite para o dia. E para surpresa de todos, viu-se que era perfeitamente possível, totalmente operacional e ainda com ganhos em produtividade e melhor qualidade de vida para as pessoas.

 

Questões Como:

➥  Onde ficarão os dados da organização?

➥  Qual a garantia de que não serão compartilhados?

➥  Como os profissionais acessarão de forma segura e de qualquer lugar?

➥  Como medir a produtividade das pessoas?

➥  E as questões legais sobre esta forma de trabalho?

 

Eram algumas das barreiras que impediam as empresas de experimentar as novas plataformas.

 

Ferramentas colaborativas como o Microsoft 365 e Gsuite, com os serviços de e-mails corporativos, armazenamento em cloud e ferramentas de vídeo conferência, flexibilizaram o trabalho de muitos profissionais distantes fisicamente, mantendo o isolamento social, mas próximos, interagindo no dia a dia, trocando ideias e produzindo sem muitas dificuldades.

 

O uso do ERP em cloud, aplicações WEB ou uso de VPNs protegendo acesso a infra on premisses, também permitiram que setores mais produtivos pudessem continuar operando normalmente.

 

O surgimento de novos conceitos de segurança como “Boundless Cybersecurity” traz grandes contribuições principalmente por estender as principais regras de segurança para além das fronteiras da empresa, protegendo o usuário em qualquer lugar, protegendo os dados da organização e assegurando o compliance com a LGPD.

 

Ações para tornar os processos mais produtivos, mais eficientes, com menor interação humana, tem ajudado as organizações a depender menos de pessoas e de sua presença física. Nesta linha soluções de RPA, IA e Workflows automatizados tem dado contribuições significativas.

 

Muitas organizações conseguiram se adequar e experimentar estas novas tecnologias e já estão colhendo resultados interessantes como “estamos conseguindo trabalhar normalmente”, “nossos colaboradores estão produzindo mais”, “sem a pressão do escritório as pessoas estão mais criativas”, “sobra mais tempo para uma atividade física”, “estamos convivendo melhor com nossa família”, “sobra tempo para estudar”,….

 

O modelo agradou, e a adoção mesmo com o futuro retorno da normalidade tende a ser cada vez maior. Muitos CEOs já sinalizaram que irão investir cada vez mais neste formato, reduzindo os custos operacionais com o escritório e potencializando ainda mais os recursos tecnológicos para obter os melhores resultados para a instituição e também para os seus colaboradores.

 

CASES DE SUCESSO:

Um escritório de advocacia tinha um modelo de infra baseado no modelo Data Center interno (On Promisse) que limitava o acesso aos dados, principalmente do meio externo, que exigia os profissionais mais presentes na organização para desempenho de suas atividades.

 

Desafios:

O desafio foi disponibilizar o acesso as informações, flexibilizando o trabalho para todos, sem restrições de local de acesso, dispositivo e horário.

 

 

Soluções:

A solução foi a utilização da plataforma Microsoft 365 com a opção Sharepoint online com funções de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e portal de comunicação, permitindo a publicação de conteúdos centralizados e a colaboração entre todos com as restrições e segurança necessárias e também a opção do Exchange e do Teams, que facilita a troca de informações e a interação entre os colaboradores e clientes, em qualquer device, inclusive Smartphone.

Para acesso a algum conteúdo ou sistema local na organização, foi estruturado VPNs para acessos seguros.

 

Resultados:

Diante da pandemia, a empresa conseguiu manter-se totalmente operacional e permitiu inclusive uma mudança física, readequando o seu espaço em apenas 30 dias, sem nenhum impacto.

 

 

 

  Escritório de Arquitetura e Urbanismo cujo modelo de trabalho era 100% presencial, e que diante da pandemia, teve que alterar toda a sua operação.

 

Desafios:

Flexibilizar a opção de trabalho para os colaboradores, no conceito home office, de forma segura e sem perda de produtividade.

 

 

Soluções:

Foi adotado o acesso seguro com VPNs, aos conteúdos centralizados, com a opção do colaborador usar o seu o seu PC/Workstation em sua residência.

E ainda foi padronizado a plataforma Microsoft 365, em especial o Exchange e o Teams, para as trocas de informações e interações com times de trabalho, de forma totalmente organizada e com conteúdos específicos.

 

Resultados:

Conseguiram, diante da necessidade imediata imposta pela pandemia, a continuidade dos trabalhos sem maiores transtornos. O modelo foi tão bem aceito por todos, que mesmo com o retorno, a tendência será a adoção de um modelo misto, alternando os dias de semana em presencial e remoto.

Criada em 2 de fevereiro de 1953, em Belo Horizonte – MG, a Empresa de Transportes Martins foi fundada pelo Senhor Sávio Pereira Martins, sendo e que mais tarde teve como sócio seu cunhado José Antônio Cruz. Uma empresa pensada para oferecer um sistema de prestação de serviços em transportes de carga industrial e comercial, que inicialmente, contava com apenas quatro caminhões. Após mais de cinco décadas no mercado e com muita determinação, a Martins continua prestando serviços de qualidade e conta com as mais diversas tecnologias e com uma equipe extremamente qualificada, para controlar todo o processo logístico e continuar sempre evoluindo.

 

 

Criada em 2 de fevereiro de 1953, em Belo Horizonte – MG, a Empresa de Transportes Martins foi fundada pelo Senhor Sávio Pereira Martins, sendo e que mais tarde teve como sócio seu cunhado José Antônio Cruz. Uma empresa pensada para oferecer um sistema de prestação de serviços em transportes de carga industrial e comercial, que inicialmente, contava com apenas quatro caminhões. Após mais de cinco décadas no mercado e com muita determinação, a Martins continua prestando serviços de qualidade e conta com as mais diversas tecnologias e com uma equipe extremamente qualificada, para controlar todo o processo logístico e continuar sempre evoluindo.

 

Desafios:

Devido aumento da complexidade de conferência de cargas e documentações, em decorrência do forte crescimento da empresa nos últimos anos, a ETM se viu obrigada a implementar metodologias de gestão e intensificar o uso da tecnologia, para viabilizar os ganhos de produtividade nos seus processos críticos do negócio. Definiu-se então, que seriam priorizados os processos de emissão de CTE’s (conhecimento de transportes eletrônicos) bem como, o processo de faturamento, que são diretamente ligados aos volumes embarcados diariamente. Todo esse desafio não poderia deixar de lado a segurança do ambiente e principalmente dos dados, que são altamente sensíveis frente ao desenvolvimento da regulamentação da LGPD.

 

Soluções:

Em função da relação de parceria de longa data, a ETM confiou este desafio à Campello. Após um breve período de mapeamento dos processos e identificação das oportunidades de melhorias e ganhos de produtividade, optou-se por utilizar a plataforma de RPA da Campelllo, com tecnologia da empresa americana Kofax, associada ao desenvolvimento de um aplicativo mobile de captura de dados e imagens. Esta solução permite que as notas fiscais dos clientes, sejam capturadas no momento da coleta das mercadorias e que seus dados sejam imediatamente disponibilizados para que o robot virtual inicie os lançamentos das informações nos sistemas de gestão da ETM. Com isto, um salto de produtividade foi verificado, já que aquilo que só era possível de ser feito com a chegada das mercadorias no deposito, passaram a ser realizado ao longo de todo o dia , à medida que os dados eram transmitidos pelos dispositivos moveis dos motoristas nos momentos das coletas. Eliminou-se com isto os gargalos de tempos de lançamento das notas fiscais nos sistemas, viabilizou a antecipação das emissões dos CTE’s e consequentemente, facilitou a roteirização das cargas para a posterior entrega aos destinos. Este projeto foi tão estratégico para empresa que até foi batizado pela alta direção da empresa como R2D2, em referência ao robô ícone da saga Star Wars.

 

Resultados:

A ETM possuía em seu quadro de funcionários uma equipe de 18 pessoas dedicadas ao processo de liberação de CTE’s , tendo em média o resultado de 1 min e 20 segundos para cada emissão. Após a implantação do assistente virtual da Campello, o robô passou a ser responsável pela captura, conferência e digitação de dados no sistema de mais de 60% dos casos, com um tempo médio inferior a 50 segundos, sem nenhuma necessidade de interações humanas. Isto criou condições para a empresa crescer , sem contudo ter que crescer sua estrutura de back office. Este é o cenário ideal que todos perseguimos, redução de custos com aumento de produtividade.  Após 1 ano do início do projeto, podemos afirmar que o primeiro passo para a Transformação Digital da ETM já foi dado, e sua continuidade, assegurará vantagens competitivas importantes nos mercados de transportes em que atua.

 

A Campello e seus parceiros tecnológicos podem ajudar as organizações a migrar para este modelo, a utilizar as plataformas aderentes ao negócio, manter os níveis de segurança, reduzir o custo operacional e ainda serem mais eficientes.

 

Ainda com dúvidas?

Solicite uma conversa sem compromisso com um de nossos consultores. Teremos prazer em conhecer você e te ajudar!