A gestão eletrônica de documentos (GED), quando associada à automatização de processos pode parecer simples, mas precisa ir além das ferramentas básicas de gerenciamento.

Um dos principais recursos utilizados na automatização de processos de negócios é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Com ele é possível realizar o gerenciamento de diferentes tipos de documentos em uma empresa através de soluções em software e com diferentes recursos de armazenamento.

Além dos recursos operacionais, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, aplicado como uma ferramenta de inovação, oferece vantagens e benefícios práticos, se tornando um recurso estratégico de melhoria que pode ser aplicado a empresas de diferentes tamanhos e segmentos.

O GED atende a necessidade das organizações de capturar e armazenar um grande número de documentos, entre elas:

• Faturas;
• Pedidos de vendas;
• Fotografias;
• Entrevistas por telefone;
• Videoclipes de notícias
• Muito mais.

Pode ser combinado ou integrado a outras aplicações e abordagens, bem como ser alternado com uma estratégia aplicada ao gerenciamento de fluxo de trabalho. A captura pode incluir, por exemplo, imagens de documentos e reconhecimento óptico de caracteres (OC).

Neste post vamos conhecer mais das suas aplicações práticas nos diversos segmentos econômicos. Boa leitura!

O GED aplicado à automatização de processos de negócios

Além da gestão de documentos auxiliar na automatização de processos, os objetivos fundamentais do Gerenciamento Eletrônico de Documentos são:

• Simplificar o acesso,
• Eliminar gargalos,
• Otimizar a segurança,
• Manter a integridade,
• Minimizar possíveis sobrecargas dentro dos processos de negócios.

Em um contexto voltado à automatização de processos, o gerenciamento eletrônico de documentos auxilia na manipulação das informações de uma organização para que elas possam ser rastreadas, armazenadas, recuperadas e controladas em um sistema eficiente e seguro.

Visando a conformidade regulatória e a melhoria contínua, o GED aborda os seguintes requisitos:

1. A forma como os documentos são criados, organizados, indexados e protegidos;
2. A maneira como eles são preservados e recuperados nos casos de desastres;
3. O tempo que eles devem ser retidos;
4. Onde eles devem ser armazenados;
5. Como as mudanças podem ser rastreadas.

Desta forma, as empresas passam a ter um local central para manter documentos e fornecer ferramentas de fluxo de trabalho, de forma automática, para controlar qualquer modificação ou outro trabalho a ser aplicado nesses documentos.

Colocando na prática o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

É possível constatar na prática as melhorias da automatização de processos de negócios através da gestão eletrônica de documentos. Vamos trazer alguns exemplos aplicados em diferentes segmentos!

Aplicado ao meio Jurídico

Uma das principais aplicações para este setor é a recuperação e localização rápida de documentos. Em poucos cliques, por exemplo, é possível visualizar todos os documentos referentes a um processo. Além disso, utilizar processos automatizados otimizará o tempo dos trabalhadores da área.

Aplicado ao sistema financeiro

Neste segmento a confiança e segurança são peças fundamentais. Com o GED é possível determinar quais pessoas poderão visualizar, consultar e alterar documentos e informações. Além disso, como os dados são digitais , fica mais fácil sua recuperação em momentos como auditoria e quando solicitados por agências reguladoras.

Aplicado ao setor de saúde

A necessidade de localizar e compartilhar informações neste setor deve ser imediata. Por isso é tão importante o uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
As principais aplicações neste setor são: organização e otimização dos prontuários, compartilhamento de resultados de exames e laudos com hospitais e profissionais da área e proteção contra violações de dados e informações de pacientes.

Aplicado à educação

A automatização de processos neste setor é essencial para a otimização e integração entre as áreas. Uma aplicação importante, por exemplo, acontece no processo de matrícula. Os estudantes conseguem enviar documentos, realizar pagamentos e fornecer dados de forma virtual, trazendo assim, mais agilidade e segurança.  Além disso, o GED permite que as informações estejam armazenadas em backup, pesquisáveis ​​e acessíveis aos funcionários em qualquer época do ano letivo escolar.

Aplicado ao controle da assinatura digital

A forte preocupação relacionada à segurança da informação e a governança faz com que as empresas atualmente incorporem em seus processos e fluxos de trabalho, políticas e medidas que possam garantir requisitos como conformidade e controle de identidade.

Ações práticas, a exemplo de certificados digitais, criptografia e controle de acesso, são comuns atualmente e tem o objetivo de reduzir os ataques virtuais e vazamento de dados.   O GED surge como um grande aliado para fazer o gerenciamento dos arquivos que compõe o certificado digital entre outros recursos. Além de armazenar em local seguro, o GED restringe o acesso aos responsáveis pelo certificado.

Enfim, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos derruba as barreiras de localização e horários, o que representa, além de um ganho na produtividade, a forma como o negócio lida com a informação.

É preciso ir além da utilização de ferramentas básicas e pensar no processo em si, como otimizar cada ação. Desta forma, organizar seu negócio com essa tecnologia trará um grande diferencial competitivo, além de reduzir custos e agilizar processos.

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