Automação jurídica significa otimizar os processos do trabalho do advogado e sua equipe, de forma automatizada com ajuda de softwares especializados. A automação jurídica não só ajuda o trabalho individual do advogado, como também integra todas as necessidades do escritório, como gestão financeira e administrativa.
Tarefas rotineiras, repetitivas ou muitas vezes manuais podem ser feitas de forma muito mais rápida com ajuda de robôs e inteligência artificial. Os ganhos são muitos, principalmente com relação à economia de tempo, aprimoramento de tarefas e ganho de produtividade a curto prazo.
A automação é muito mais que uma simples digitalização de processos, que significa realizar uma tarefa completa sem o uso de papeis. Ela permite um processo mais eficiente e célere, atendendo a expectativa do cliente e uma maior produtividade dos advogados, utilizando tecnologias avançadas para isso.
Portanto, a automação jurídica exerce a função de ajudar o escritório jurídico como um todo a ter uma gestão mais prática e inteligente, permitindo focar no que realmente importa: estratégia, produtividade e geração de resultados.
Como os escritórios e departamentos jurídicos podem se beneficiar da RPA?
➜ Gestão de contratos
Quantas horas seus advogados gastam com qualificação das partes, do objeto e inclusão de cláusulas padrão? E ainda, quantos erros já identificou ao revisar as minutas, ou até depois de encaminhar ao cliente?
Os contratos jurídicos contêm diversos dados sobre seus clientes e informações relevantes para a consultoria, de modo que comumente empresas optam por migrar essas informações para sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) para rastrear tendências e criar melhores perfis de clientes. Ao implementar a solução de RPA, os documentos podem ser inseridos automaticamente, eliminando o risco de erro humano e garantindo que seu CMS esteja sempre atualizado. Além disso, a RPA pode atuar na extração automática e na transferência de dados relevantes para outro sistema com eficiência e precisão, assim como elaborar relatórios de andamento do trabalho e fornecer alertas à equipe jurídica sobre marcos importantes de cada contrato ou negociação.
➜ Arquivamento eletrônico
Uma das atividades rotineiras dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia é a extração de dados e documentos de um sistema para submetê-los a portais de arquivos eletrônicos, registrar documentos e rastrear correspondências em andamento por meio do portal. Como envolve em grande parte a aplicação de regras básicas, esse trabalho simples, rotineiro e demorado pode ser automatizado facilmente com a RPA.
➜ Atualização regulatória
A automação de processos por RPA integrada com bases de dados de legislação pode manter a equipe atualizada sobre alterações legais e regulatórias. Os bots monitoram eventuais alterações e realizam atualizações automáticas, que garantem que seus processos ou consultorias estejam em conformidade a legislação vigente.
➜ Conformidade e gerenciamento de riscos
Um contrato geralmente especifica quais leis, regulamentos e requisitos de permissão ou licenciamento se aplicam e qual parte é responsável pela conformidade. Se um escritório de advocacia ou departamento jurídico digitaliza seu portfólio de contratos e o armazena em um local central e seguro, a solução de RPA programada para extração e pesquisa de informações pode ajudar a criar uma fonte única de referência para toda a organização.
Essa atividade também reduz o número de pessoas com acesso a informações sensíveis, reduzindo a possibilidade de vazamentos intencionais ou não intencionais e possíveis infrações à LGPD, GDPR, CCPA e outras normas que tratam da proteção de dados pessoais.
➜ Conflitos de interesse
Outra área em que a RPA pode ser implementada nas operações diárias é a automação das divulgações e verificações de conflitos de interesse. Os bots podem ser utilizados para pesquisar seu banco de dados de casos, identificando e relatando conflitos de interesse em questão de minutos.
➜ Performance da equipe
A automação de escritórios de advocacia não serve apenas para gerenciamento de contratos e conformidade. Também pode ser usada como forma de monitorar o desempenho da equipe. Com a RPA é possível identificar gargalos, oportunidades de automação e destacar áreas nas quais sua equipe precisa de mais orientação ou assistência adicional, aumentando a eficiência geral da equipe.
Benefícios com a adoção da RPA
➜ Redução das taxas de erro
Quando se trata da área jurídica, um único erro em um documento pode causar um grande atraso no processamento de um caso. Utilizar a automação de documentos jurídicos significa reduzir muito o risco de erros humanos, ajudando sua equipe a funcionar com mais rapidez e os casos a serem processados da maneira mais eficiente possível.
➜ Aumento da eficiência
Gerenciar dados de CMS, arquivar documentos eletrônicos e monitorar dados de conformidade podem consumir horas dos dias de seus funcionários. A automação com a RPA pode aumentar a eficiência cuidando de suas tarefas mais rotineiras, liberando sua equipe para se concentrar no trabalho de mais valor e melhorando a satisfação geral da equipe.
➜ Melhorando a experiência do cliente
A automação não apenas ajuda a reduzir tarefas repetitivas para sua equipe, mas também melhora a experiência do cliente. Os casos podem ser tratados com mais rapidez e eficiência, e as opções de relatórios de RPA mantêm a equipe e seus clientes atualizados sobre o andamento de seus casos em cada etapa do processo.
➜ Mantendo seus dados seguros
Manter a segurança e a privacidade das informações é uma parte extremamente importante dos regulamentos de conformidade e da manutenção de sua reputação. A RPA pode manter todos os dados seguros e registrar trilhas de auditoria para acompanhamento.
Adaptar-se para a transformação digital e para a automação jurídica exige estar atento e voltado para as novas tendências de mercado, principalmente à tecnologia. A utilização de ferramentas de inteligência artificial no setor jurídico nunca se fez tão necessária. Podemos dizer, inclusive, que quem ainda não conta com ela está ficando para trás.
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